Por que o histórico de ponto não pode ficar para trás
O registro de ponto é a principal prova da jornada numa ação trabalhista. O trabalhador pode entrar com a ação em até dois anos depois do desligamento e cobrar os últimos cinco anos. Ou seja: a empresa precisa conseguir mostrar as batidas de anos atrás, mesmo que tenha trocado de sistema no meio do caminho.
Por isso, a pergunta certa na troca não é "como cadastro todo mundo de novo", e sim "como levo as batidas antigas para o sistema novo e guardo os arquivos originais do antigo".
O que exportar do sistema antigo
Todo sistema de ponto que segue a Portaria 671 precisa gerar dois arquivos fiscais. São eles que fazem a ponte entre um sistema e outro:
- AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada): traz os colaboradores com CPF e nome e todas as marcações tratadas, com indicação de entrada e saída. É o melhor arquivo para migrar.
- AFD (Arquivo Fonte de Dados): traz as marcações brutas de cada relógio ou aplicativo. Serve de prova original e de plano B quando o AEJ não estiver disponível.
- Cadastro dos colaboradores: uma planilha com nome, CPF, admissão e jornada, se o sistema permitir exportar.
- Espelhos de ponto fechados em PDF: a cópia de cada mês que já foi para a folha.
Por que o AEJ é melhor que o AFD na migração
O AFD é a batida crua: ele não diz se a marcação das 6h é a saída do turno da noite ou a entrada do dia seguinte, e não mostra o que o RH ajustou. Em algumas migrações, o AFD exportado pelo sistema anterior veio até sem as marcações que tinham chegado por outros canais.
O AEJ resolve isso. Ele diz a qual par de entrada e saída cada batida pertence, marca as batidas incluídas à mão com o motivo e separa as desconsideradas. Numa migração recente, um único AEJ trouxe cinco anos de histórico, mais de 23 mil batidas, de todos os relógios da empresa.
Passo a passo da troca
Esta é a ordem que funciona na prática, do primeiro arquivo à virada:
- 1. Exporte o AEJ do período inteiro que quer manter, além do AFD e dos espelhos fechados.
- 2. Cadastre os colaboradores no sistema novo. No Ponto Fácil dá para importar uma planilha CSV, e o próprio AEJ aponta quem ainda falta cadastrar.
- 3. Configure as jornadas, as escalas e as regras de banco de horas iguais às do sistema antigo.
- 4. Importe o AEJ. As batidas originais entram como estão, as incluídas à mão entram como ajuste, com o motivo, e as desconsideradas ficam de fora.
- 5. Confira um mês já fechado: o saldo de horas no sistema novo tem de bater com o espelho antigo.
- 6. Vire a chave na troca de mês: o mês corrente fecha no sistema antigo e o seguinte já começa no novo.
- 7. Guarde os arquivos originais (AEJ, AFD e espelhos) fora dos dois sistemas.
Vindo de qual sistema?
O caminho é o mesmo para qualquer sistema que gere os arquivos da Portaria 671. Já importamos AEJ gerado pelo Secullum e AFD de relógios das principais marcas. Para quem usa o Secullum, montamos um guia próprio: como migrar do Secullum.
Se você ainda está comparando opções, veja o comparativo com a Pontotel e os planos e preços do Ponto Fácil.
Importação do AEJ
O histórico do sistema anterior entra com entradas, saídas e ajustes já identificados.
AFD de relógios
Lemos o AFD da Portaria 671, o da antiga 1.510 e o dos relógios Control iD.
Colaboradores por planilha
Importação em CSV, com aviso de CPF, PIS ou e-mail repetidos antes de gravar.
Virada acompanhada
Nosso time ajuda a configurar jornadas e banco de horas e a conferir o primeiro mês.
Perguntas frequentes
Traga o seu histórico para o Ponto Fácil
Mande o AEJ do sistema atual e mostramos as suas batidas importadas antes de você decidir.